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REQUERIMIENTOS
DEL SISTEMA
Requiere equipos con sistema
operativo Windows XP o superior, si desea impresión se recomienda impresoras
tipo POS, preferiblemente térmicas para la instalación del Software.
La garantía del sistema es de cuatro
(4) meses por fallas de programación contados a partir del día de la
instalación.
La compra de la Licencia de BioPark
incluye la instalación del sistema en el equipo designado para su
funcionamiento, garantía de cuatro meses para el sistema por fallas de
programación, capacitación a la persona designada para el manejo de el sistema
y parametrización general del mismo.
CARACTERISTICAS DEL
SISTEMA
SOFTWARE
BIO PARK, es el sistema para
control y administración de parqueaderos más robusto y amigable del mercado,
creado para satisfacer las necesidades de los parqueaderos públicos.
Se accede a
el desde un icono ubicado en el escritorio del pc destinado para el
funcionamiento del parqueadero.
Cuenta con un módulo de ingreso al sistema para el control de acceso al
mismo, cada usuario cuenta con un nombre o login y una clave, asignados por el
administrador así como su perfil de ingreso lo que garantiza niveles de
seguridad de la información según el perfil asignado.
Está diseñado para ser utilizado por usuarios que no tengan altos niveles de conocimiento en sistemas, donde solo será necesario digitar la placa de los vehículos y el sistema liquidará el tiempo de permanencia en el parqueadero y el pago si así se parametriza en las tarifas.
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En el primer menú (Archivo) encontramos las configuraciones
principales del sistema:
Parametrización:
En el encabezado de este módulo se encuentran las opciones de parametrizacion
para los tíquetes de entrada y facturas impresas por el sistema que funcionan
de la siguiente manera:
Al seleccionar “IMPRIMIR TIQUETE” se imprime el tiquete de
ingreso al estacionamiento que es el documento entregado al cliente cuando deba
su vehículo.
Al seleccionar “IMPRIMIR FACTURA” se indica que por defecto
se imprimirá la factura a la salida del vehículo; si no se desea que siempre
imprima factura porque hay lugares donde los clientes no la solicitan se puede
dejar por defecto que no lo haga y con una tecla rapida se imprimirá la ultima
factura creada cuando el cliente lo solicita.
Se puede indicar al sistema que imprima o no código de
barras en el tiquete de ingreso con la opción “IMPRIMIR CODIGO DE BARRAS”.
Por ultimo se encuentra la opción “FACTURA AL INGRESO” que
se parametriza en el caso de los estacionamientos que manejan cobros con
tarifas fijas no por minutos y el pago se hace cuando el vehículo ingresa al
estacionamiento.
MODULO DE
PARAMETRIZACION DE USUARIOS
Seguido a esto se encuentran los principales modulos de
configuracion Administrativa del sistema; veamos el modulo de “Usuarios”:
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El sistema trae por defecto un ADMINISTRADOR que es el usuario utilizado por los ingenieros de BIOSOFTWARE para dar soporte al sistema.
Por medio de este módulo un usuario administrador puede
crear, modificar y eliminar usuarios ingresando los datos del usuario,
asignarles un Login y una contraseña; ademas de su perfil de usuario que es el
que garantiza los niveles de acceso a la información del sistema.
Los perfiles que maneja el sistema son los siguientes:
USUARIO: Que tiene acceso unicamente al ingreso, retiro de
vehículos, ingreso de mensualidades e impresión de cierres de caja si es autorizado
por el administrador para este ultimo proceso.
SUPERVISOR: Tiene las mismas funciones del usuario, ademas
de poder realizar los cierres de caja de los usuarios a los cuales se les
restrinja este procedimiento.
SUPERUSUARIO: Puede ingresar a la visualización y
exportación de los reportes del sistema ademas de las funciones de usuario y
supervisor.
ADMINISTRADOR: Tiene el control total del sistema.
SUPERADMINISTRADOR: Si se ejerce esta propiedad en el
software los cambios de tarifas quedan restringidos al ingreso de una
contraseña.
MODULO DE
PARAMETRIZACION DE TARIFAS
El sistema se puede parametrizar para validad cualquier tipo de cobro según la tarifa que se maneje en el estacionamiento; puede ser por minutos, fracciones, tarifas plenas, cobros según dia o noche entre otros; ademas de poder parametrizar tarifa cero para vehículos especiales.
MODULO DE
PARAMETRIZACION DE INFORMACION DEL ESTACIONAMIENTO
Seguido a esto se encuentra el modulo de parametrizacion de
la información del estacionamiento como dirección, telefono, mensajes de
entrada y salida, mensaje de las facturas de los contratos; todo esto aparece
impreso en los tiquetes y facturas respectivamente.
MODULO DE CAMBIOS DE
TARIFAS A VEHICULOS EN EL INTERIOR
Por medio de este modulo se puede realizar el cambio de
tarifa a un vehículo ya ingresado.
MODULO DESCUENTOS
En este modulo se pueden parametrizar descuentos que se
tengan dentro del funcionamiento del estacionamiento; puede ser por porcentaje,
por cantidad de dinero o un cobro fijo en determinado tiempo.
MODULO IMPRIMIR
FACTURA
Este modulo permite la reimpresión y cambio de valor de una
factura en casos especiales, por medio del ingreso del numero de la factura.
MODULO RETIRAR
VEHICULOS
Este modulo funciona en casos puntuales en los que sea
necesario retirar un vehículo que ya no se encuentre en el estacionamiento ej.
Vehículos que se quedaron dentro del sistema por una falla de energía que apagó
los equipos.
MODULO CAMBIAR
ENTRADA O SALIDA AL VEHICULO
Permite el cambio de fechas del ingreso o salida de un
vehículo que ya no se encuentre en el estacionamiento.
Por medio del modulo “PREFIJO DE FACTURA” se ingresa el
prefijo asignado para la facturacion del estacionamiento.
Por medio del modulo de “CIERRES DE CAJA” el sistema se parametriza para que realice un
cierre corto o uno largo mas detallado según como se requiera en el
estacionamiento. Además de parametrizar si caja se va a cerrar por usuario o
por caja.
En el modulo “INGRESO Y RETIRO DE VEHICULO” se pueden
ingresar al sistema facturas que se hayan generado manuales indicando fecha y
hora de ingreso y salida; esto en caso de un corte de energia por ejemplo.
En el modulo “DESCUENTO ACUMULATIVO” se puede parametrizar
un descuento especial para aplicar a un vehículo con la restricción que es solo
una vez aplicable a determinada placa.
En el modulo “DIAS DE GRACIA MENSUAL” se puede parametrizar
los dias sin cobro que se le quiere permitir el ingreso a vehículos que tengan
vencida una mensualidad antes de su renovación.
Por medio del modulo “IMPLEMENTAR CONVENIOS MANUALES” se
puede chequear “Reportar convenios Manuales” opcion que permite visualizar en
el cierre de caja que convenios se aplicaron en el dia de forma manual por los
usuarios.
En el Menú “Archivo encontramos tambien el submenú:
Tiempo Apertura: Por
medio de este modulo se puede parametrizar el tiempo de retrazo de apertura de
una barrera una ves el sistema genere el tiquete, para garantizar que el
operario pueda llegar de la caseta al vehículo para entregar el tiquete al
cliente.
En el Submenú “FESTIVOS” se puede ingresar los dias festivos
del año; esto en caso que se tenga un cobro diferente o una tarifa diferente
para estos dias.
El sistema permite el ingreso de la cantidad de cupos de
estacionamiento con los cuales cuenta el establecimiento y al ingreso de un
vehiculo va descontando un cupo de esta cantidad ingresada; esto le permite al
operario tener presente los cupos libres con los cuales cuenta en tiempo real.
Se pueden parametrizar descuentos y convenios especiales con
o sin restricciones; en el caso de restricciones se puede parametrizar un
convenio automatico que se le aplica a determinado grupo de placas; es decir
cuando la placa se ingresa el sistema reconoce automaticamente que esta dentro
de un convenio y le aplica el descuento. Tambien se puede restringir por
cantidad diaria; es decir si el convenio funciona aplicado solo determinado
numero de ingreso del las placas al dia al estacionamiento.
En otras configuraciones se puede parametrizar que imprima
en los tiquetes el logo del estacionamiento en caso de que lo manejen.
Parametrizar el envío de los cierres de caja a un correo electrónico siempre y
cuando el equipo cuente con conexión a internet. Activar el cobro de perdida de
tiquete para que este dinero quede registrado en el sistema.
Si se cuenta con varios parqueaderos con el mismo nombre
pero distinta ubicación, se pueden parametrizar para que cada uno cuente con un
numero asignado para su identificación.
El sistema permite la creación de clientes especiales a los
cuales ingresando las placas de los vehículos el sistema reconoce una tarifa
especial asignada a estos y realiza el cobro automaticamente una ves ingresada
la placa.
En este modulo se asigna la tarifa a los grupos de vehículos
especiales creados en el modulo anterior.
El sistema permite el registro de las placas a las cuales se
les realizará un cobro especial.
El sistema permite la re asignación de un perfil de cliente
para pasarlo a otro.
El sistema maneja otro tipo de convenio que es por medio de
la asignación de un grupo de stikers entregados a un convenio el cual los
entregará a determinados vehículos que al llegar al pago presentando este
stiker genera automaticamente la aplicación de un convenio.
El sistema tiene la posibilidad de trabajar con puntos de
pago que se encuentren conectados en red.
Permite parametrizar el tiempo que tiene el vehículo para
realizar la salida del estacionamiento una ves se realice el pago.
El sistema se parametriza para que al ingresar la placa de
un vehículo se reconozca si es moto o carro y asigne automaticamente un cobro.
Para la utilización del modulo de bicicletas como estas no
manejan placa para el ingreso al sistema, se puede parametrizar los datos que
serán requeridos obligatoriamente para poder ingresarla al sistema.
El sistema permite parametrizar cobros fijos para las
mensualidades para que el usuario u operario no tenga la posibilidad de
intervenir en este valor, sino solo pueda aplicar el cobro preestablecido por
el administrador.
El sistema permite el ingreso de contratos para el manejo de
mensualidades dentro de los servicios prestados por el estacionamiento, donde
se parametriza las placas de los vehículos que están en el contrato, la
cantidad de cupos a pagar en el contrato, los datos del propietario del
vehículo, las fechas de inicio y terminación del contrato y el valor a pagar.
El sistema arroja una factura especial donde se encuentran
todos los datos asociados al contrato.
El sistema se puede parametrizar para ingresar mensualidades
con un recibo de caja y luego el cliente puede solicitar su factura en la
administración del estacionamiento.
El sistema permite el ingreso de placas que sean vetadas
para el ingreso al estacionamiento por diferentes motivos; una ves el operario
registre el ingreso de una placa que se encuentre dentro de este modulo el
sistema le avisará al operario que esa placa no puede ingresar al
estacionamiento y el motivo por el cual fue vetada y no le permite el ingreso.
El sistema permite la visualización de una serie de reportes
con información util para la administración de el parqueadero.
Entre ellos se encuentra un reporte con los vehículos que se
encuentran dentro del estacionamiento en tiempo real; esto permite la
realización de una auditoria.
Este reporte muestra al administrador un vehículo del cual
el operario realizó la revision de el tiempo que lleva en el estacionamiento y
el cobro a ese momento.
El sistema arroja en este reporte un listado de los
vehiculos especiales que han ingresado al estacionamiento en determinado
periodo de tiempo el cual puede ser seleccionado por la persona que este
generando el informe.
El sistema genera un informe de los cobros que se han
generado en determinado periodo de tiempo, mostrando el concepto por el cual
han sido generados, ademas de el dinero recaudado y la cantidad de vehículos
asociados a este cobro.
El sistema arroja un informe donde se puede visualizar el
movimiento que ha tenido una placa dentro del estacionamiento; entradas
salidas, tarifa aplicada e información del cliente cuando es un vehículo especial en determinado periodo de tiempo asignado por la persona que genera el
informe.
Este reporte genera un informe detallado de todos los
movimientos hechos en el estacionamiento según las opciones seleccionadas y el
periodo de tiempo requerido.
Por medio de este reporte se puede visualizar los vehiculos
que se registren con un movimiento de entrada y salida en un periodo de tiempo
demasiado corto.
Por medio de este reporteador se puede realizar la
exportación de informes completos a Excel, en periodos determinados de tiempo y
ademas por usuarios si así se requiere.
Exporta a excel un informe mas detallado de los movimientos
realizados en determinado periodo de tiempo dentro del estacionamiento y tiene
la posibilidad de seleccionar un periodo de tiempo así como un usuario en
especifico.
Al seleccionar un periodo de tiempo el sistema permite
visualizar un listado con información de recaudos por dia en el
estacionamiento, arrojando el valor recaudado y el total de movimientos.
Este informe arroja el valor del iva generado en determinado
periodo de tiempo en el estacionamiento si éste se parametriza como regimen
comun.
Este reporte permite la visualización de la información de
un contrato; fechas de vencimiento, placas asociadas y datos del propietario
según el numero del contrato.
Al exportar el informe genera un reporte en excel con un
listado de la información detallada de los contratos encontrados en el sistema.
Por medio de este reporte, una ves seleccionado un periodo
de tiempo y el usuario a consultar el sistema arroja un listado con los cierres
de caja realizados en ese periodo de tiempo y su información principal, ademas
de permitir la opción de imprimir uno de los cierres ademas de exportar esta información.
Por medio de este reporte se puede visualizar los vehículos
que ya realizaron el pago en un punto de pago pero no se han retirado del
estacionamiento.
Para efectos de auditoria este informe permite visualizar
los vehículos que están dentro del estacionamiento por cada mensualidad.
Por medio de este informe se puede visualizar un listado con
los movimientos hechos por los administradores en cuanto a configuraciones,
parametrizaciones y cambios dentro del sistema.
Por medio de este informe se visualiza la cantidad de
aperturas que ha realizado la talanquera de forma automática desde el software
en determinado periodo de tiempo, indicando la fecha y el usuario que realiza
la acción.
Este reporte arroja un listado con la información de los
vehículos que están ingresados como vehículos especiales dentro de la
parametrizacion del sistema con las placas asociadas a cada uno de ellos.
Este reporte genera un listado con las placas de vehículos
que han sido retiradas sin pasar por el lector de códigos de barras; es decir
han sido retiradas de forma manual por el operario; indica ademas la fecha y
hora y el usuario que realiza la operación.
Este reporte arroja un listado por convenio con la
información del dinero a recaudad con el establecimiento con el cual se
establece el convenio; indica el valor a pagar en total por el vehículo, el
valor que pagó el cliente y el valor a pagar por el establecimiento ademas de
el numero de factura y el tiempo, todo esto asociado a una placa.
Cuando se maneja el sistema de pago por medio de tarjetas de
fidelización de clientes o tarjetas pre-pago, el sistema genera un reporte con
la información de los vehículos que se retiraron por medio de este sistema de
pago.
Este reporte genera un listado de los vehículos que han sido
retirados con convenios especiales manejados por medio de stikers.
Por medio de este modulo se puede realizar la eliminación de
mensualidades que no se han renovando desde determinada fecha hacia atrás.
El sistema permite la parametrizacion de ingreso de placas
especiales que no manejan el mismo formato que las placas tradicionales del
pais.
Este modulo permite generar una nota credito o anulación de
una factura que contenga algún error.
Por medio de este modulo, el sistema permite la opción de
reimprimir una factura buscandola por el numero de la placa del vehículo.
Este modulo permite agendar un vehiculo para permitirle el
ingreso al estacionamiento durante un periodo de tiempo determinado pagando una
tarifa especial en el primer ingreso; las veces adicionales que ingrese y se
retire del estacionamiento dentro de este periodo de tiempo no serán cobradas.
El sistema permite la visualización de los vehículos que han
sido agendandos y la información referente al agendamiento.
Por medio de este modulo se permite el ingreso de los datos
específicos de un vehículo asociados a su placa.
El sistema cuenta con un formulario donde se pude consultar
que el estacionamiento cuenta con una licencia legal donde aparecen los datos
referentes a su licencia y permite la confirmación de esta cuando sea requerida
por una autoridad competente.
Para el ingreso de un vehiculo al sistema solo es necesario
ingresar su placa, automaticamente el sitema identifica que tipo de vehiculo
es; en el caso que sea un vehiculo especial registrado con aterioridad en el
sistema tambien seria identificado de forma automática y asignada su respectiva
tarifa.
Una ves ingresada la placa y tras un enter el sistema pide
la confirmación del ingreso del vehículo.
Al confirmar el ingreso el sistema arroja la impresión de un
tiquete de entrada que es el que se le proporciona al cliente o propietario del
vehículo que ingresó. Donde se encuentra el código de barras asociado a la
placa y los datos pertinentes.
Al momento de retirarse el vehículo del estacionamiento
existen dos maneras de hacerlo, la primera y que garantiza un nivel de
seguridad mas alto es realizando la lectura del código de barras impreso en el
tiquete; al realizar este procedimiento el sistema identifica el vehículo y
procede a realizar el cobro. La segunda manera es digitar la placa del
vehículo.
El sistema maneja una sola pantalla para entradas y salidas e identifica automaticamente si el vehículo esta entrando o saliendo.
Una ves identificada la salida del vehiculo y el valor a
cobrar el sistema pide seleccionar el medio de pago o reversar el retiro.
Al seleccionar “RETIRA CON EFECTIVO” el sistema tiene la
opcion de ingresar el valor con el cual el cliente esta pagando lo que facilita
al operario el calculo de el cambio que tiene que entregarle según sea el valor
a pagar.
Una ves realizada esta accion el sistema imprime la factura
si asi esta parametrizado, donde se encuentra la informacion especifica del
tiempo de permanencia y cobros asociados a esa factura y placa determinadas,
ademas de los datos del estacionamiento.
El sistema permite la aplicacion de un convenio de forma
manual por el operario a la salida del vehiculo una ves identificado el
mecanismo utilizado para aplicación de este convenio.
El sistema cuenta con la posibilidad de realizar la recarga
de una tarjeta prepago, ingresando el dinero a caja.
Seguido a esto realiza la impresión de la respectiva factura
de recarga.
El sistema permite a los usuarios según su parametrizacion
la impresión de un cierre de caja al momento de entregar su turno para realizar
la entrega de el dinero recaudado. Realizando una impresión detallada de los
movimientos realizados por el usuario en su turno.
Con conexión a la zona de
biopark.com.co
